Você já precisou de um telefone importante e não se lembrou onde anotou? Já demorou a encontrar um relatório ou documento solicitado pelo seu chefe a ponto de deixa-lo impaciente? Já procurou desesperadamente por um arquivo importante no computador por não lembrar o nome do mesmo? Já ficou irritado por não conseguir lidar com a quantidade de papel que chega diariamente a sua mesa? Já perdeu os arquivos no computador por não efetuar backup?
Pois é, esses são alguns sintomas da desorganização.
Há pessoas que são organizadas por natureza, suas mesas são impecáveis, quase não possuem papel em cima delas. Conseguem organizar seus arquivos em ordem alfabética, os horários das reuniões são religiosamente respeitados, sua pontualidade é britânica e o mais impressionante, estão sempre serenas – pelo menos não será a bagunça que vai tirá-las do sério.
Muitas pessoas acreditam que ou se nasce organizado ou não, e se você não teve o privilégio de nascer organizado, estará condenado a viver o resto da vida estressado pela falta de organização. Há pessoas mais organizadas e outras nem tanto, mais é uma inverdade que o desorganizado não pode aprender a organizar-se. Quando se fala em organização, devemos lembrar que não existem receitas infalíveis, mas o desenvolvimento de um método adequado a cada um. A organização é um conjunto de hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho profissional.
A falta de organização prejudica demais a produtividade, pois há um acumulo de trabalho, adiamento tarefas e muita indecisão. Tudo isso contribui para prejudicar a realização das atividades profissionais.
Quando se é organizado, conseguimos fazer tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo. Além do mais, o trabalho torna-se mais tranqüilo e você escolhe o rumo que quer dar a sua vida.
O sucesso de um sistema de organização pessoal não deve se limitar a regras do tipo “receita pronta”, pois as pessoas são diferentes, possuem fatores comportamentais que facilitam ou prejudicam a obtenção de um método. Um método eficaz para organização pessoal deve estimular as pessoas a partirem de si mesmas, ao invés de seguirem um sistema padronizado. Há pessoas que lidam muito bem com a padronização e outras definitivamente não se dão bem com elas. Selecionamos algumas dicas muito simples e práticas para você acabar com a desorganização e gerar mais produtividade no seu dia-a-dia. Isto é, se for o seu caso.
- Começando agora – arrumando a mesa e as gavetas
Algumas pessoas tem medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo a mesa e as gavetas de inutilidades. Se você não faz uma arrumação há muito tempo, separe os seus documentos em três pilhas:
- Ação imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje
- Ação posterior: papeis que devem ser resolvidos em uma semana
- Nenhuma ação: arquivo ou lixo
Faça uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo.
Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e organizacionais.
- Organizando o local de trabalho
Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo livre da papelada, mas de fato, torná-lo prático e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.
3. 3. Arquivo e estantes
Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou alfabética. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma pesquisa.
- Anotações
Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para “registros diários”, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, idéias, etc.
- Fluxo de Papéis
Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma “pilha” de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana.
- Correspondência
Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se “qual a providencia a ser tomada”. Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio.
- Gerencie suas Tarefas
Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre a vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.
- Lixo
Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.
- Planejando o seu dia
Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.
10. Agendando suas atividades
A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, “sobrecarregando” seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções.
- Não se afobe com a bagunça
Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.
Carlos Alberto Legal Filho é consultor do MVC – Instituto M. Vianna Costacurta Estratégia e Humanismo em Planejamento, Organização do Trabalho e Gestão do Tempo, Qualidade de Vida, Produtividade Pessoal e Organizacional, Stress Management
Fonte:Originalmente publicado na 29ª edição da Newsletter Estilo & Gestão RH
